1. INTRODUCCIÓN

Como persona cuyos datos personales se recopilan, usted es el titular de los datos según esta política. La organización necesita sus datos personales, como su nombre, apellidos e información de contacto, para brindarle un servicio completo. Le informamos que la información que nos proporciona, así como cualquier dato que la organización recopile en el marco de sus actividades públicas legítimas, se gestionará de acuerdo con esta política de tratamiento de datos personales. Este documento describe las directrices esenciales para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales de protección de datos y el correcto manejo de su información.

1.1. Objetivo

La presente política tiene como objeto brindar los lineamientos generales que garanticen la protección de los datos personales tratados por parte de la Gobernación de Santander; con el fin de dar cumplimiento en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

1.2. Alcance 

Esta política es aplicable a toda la información personal registrada en las bases de datos de la Gobernación de Santander, quien actúa en calidad de responsable y encargado del Tratamiento de los datos personales durante todo su ciclo de vida; dando cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Tratamiento de datos personales en los diferentes procesos establecidos al interior de la Entidad, de manera que, se garanticen los derechos a los titulares de la información.

1. DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA 

1.1.      Responsable del Tratamiento

El Departamento de Santander identificado con el NIT 890201235-6, actuará como responsable y/o encargado del Tratamiento de los datos personales; tiene como domicilio el inmueble ubicado en la Calle 37 No. 10-30 del municipio de Bucaramanga, Departamento de Santander – Colombia, su sede electrónica es:  https://www.santander.gov.co/. Así mismo, tendrá como correo electrónico para atención al ciudadano el siguiente: info@santander.gov.co

1.2.      Principios De Gobernanza Para La Protección De Datos Personales 

Según la interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012, que establece normas generales para la salvaguarda de la información personal y las regulaciones que la complementan, modifican o añaden, se implementarán de forma equilibrada e integral los siguientes principios:

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se rige por las características de los datos personales, las leyes aplicables y la Constitución, así como del titular de los datos y/o personas legalmente autorizadas.

Principio de Confidencialidad: Toda persona involucrada en el manejo de datos personales no públicos debe mantener la confidencialidad de la información, incluso después de concluir su función en el procesamiento. Solo se le permite compartir o divulgar datos personales cuando sea necesario para actividades legalmente autorizadas y de conformidad con la legislación aplicable.

Principio de Finalidad: El tratamiento debe tener una finalidad lícita de acuerdo con la Constitución y la Ley, y dicha finalidad debe ser comunicada al Titular de los Datos.

Principio de la Legalidad: El procesamiento de datos es una actividad controlada que debe cumplir con los requisitos legales y las regulaciones relacionadas.

Principio de Libertad: El tratamiento de datos personales requiere el consentimiento previo, explícito e informado del interesado. Los datos personales no pueden recopilarse ni compartirse sin autorización previa o salvo que exista una orden legal o judicial que prevalezca sobre la necesidad del consentimiento.

Principio de Seguridad: La entidad debe gestionar la información que procesa utilizando medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas adecuadas para proteger los registros de alteraciones, pérdidas, accesos sin autorización o fraude.

Principio de Transferencia: El interesado debe tener derecho a acceder, en cualquier momento y sin limitaciones, a la información del responsable o del encargado del tratamiento sobre si existen datos sobre él.

Principio de Transparencia: El interesado debe poder acceder, en cualquier momento y sin limitaciones, al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento para obtener información sobre si existen datos que le conciernan.

Principio de Veracidad o Calidad: Los datos procesados ​​deben ser veraces, completos, correctos, actuales, verificables y fáciles de comprender. No se permite el uso de información incompleta, fragmentada o engañosa.

1.3.      Categorías Especiales De Datos

1.3.1.  Datos Sensibles

Los datos personales sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular y pueden dar lugar a que sea discriminado, como aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Tratamiento de Datos Sensible

Por tratarse de datos sensibles, el titular no está obligado a autorizar su Tratamiento, la Gobernación de Santander utiliza y trata los datos catalogados como sensibles cuando:

Hay autorización expresa del titular del dato personal, salvo en los casos que, por ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

• El Tratamiento de datos personales sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en tales eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización correspondiente para el Tratamiento de dichos datos.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando el Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas para anonimizar la identidad del titular del dato, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y este no será identificable.

Autorización Especial para Datos Sensibles

Los datos personales sensibles constituyen un recurso estratégico esencial para la formulación y ejecución de políticas públicas destinadas a fomentar la participación ciudadana, optimizar las interacciones institucionales y facilitar la toma de decisiones informadas. Esto se logra mediante un análisis de las necesidades específicas y los perfiles demográficos de la población, promoviendo así una gobernanza más eficaz y receptiva.

El Decreto 1499 de 2017 faculta a las entidades a utilizar la información demográfica de los ciudadanos como recurso vital para mejorar la calidad de sus servicios. Por consiguiente, como titular de los datos, es posible que se encuentre con formatos físicos y digitales mediante los cuales la organización recopila datos clasificados como sensibles.

La información sensible se recolectará solamente en formatos numéricos y estadísticos, con el fin de cumplir con las siguientes finalidades:

• Obtener información sobre las particularidades (características, necesidades, intereses, expectativas y preferencias) de los ciudadanos.
• Identificar los grupos de valor con los que interactúa la Gobernación de Santander.

Como entidad del sector público y responsable del manejo de la información personal, garantizamos la transparencia informando claramente a los ciudadanos sobre la naturaleza sensible de los datos requeridos y el carácter voluntario del consentimiento para su procesamiento. En consecuencia, el suministro de datos sensibles nunca constituye un requisito indispensable, permitiendo que los usuarios accedan plenamente a nuestros servicios independientemente de su decisión de proporcionar o no esta información.

1.3.2.  Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

El procesamiento de información personal de menores está restringido, salvo en casos que involucren datos de carácter público y que cumplan estrictamente con las siguientes condiciones:

• Salvaguardar prioritariamente el bienestar y los intereses fundamentales del menor.
• Garantizar la protección integral de sus derechos constitucionales.

Una vez verificados estos criterios, corresponde al tutor o responsable legal autorizar el tratamiento de datos, considerando previamente la perspectiva del menor, cuya opinión será evaluada conforme a su nivel de desarrollo, independencia y comprensión del tema en cuestión.

1.4.      Tratamiento Y Finalidades

La Gobernación de Santander, como entidad responsable del tratamiento de datos personales, informa al titular que su información será recopilada, almacenada, procesada, utilizada, compilada, transmitida, transferida (según corresponda), actualizada y eliminada de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Gobernación de Santander. El tratamiento se realizará en estricto cumplimiento de los requisitos legales en materia de confidencialidad, privacidad y seguridad.

• Obtenga acceso a las cuentas de correo electrónico, la red interna y los sistemas de información de la organización.
• Responder a las solicitudes de información de los órganos de control interno y externo y de las autoridades competentes.
• Recopilar y preservar datos a través de diversos métodos de encuesta, ya sea inscritos en medios tangibles o presentados en forma digital.
• Caracterizar ciudadanos y grupos de interés, ejecutar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio, adelantar encuestas de satisfacción de usuarios.
• Comunicar noticias, servicios y eventos actualizados.
• Conservar evidencia de los eventos realizados, reuniones internas y externas.
• Gestionar la cadena presupuestal de la Gobernación de Santander: pagos de la entidad, emisión de certificado de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pago.
• Gestionar solicitud de Trámites, Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones y Denuncias. (PQRSFD).
• La gestión estratégica de Talento Humano tales como: ingreso, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o desvinculación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con la Gobernación de Santander (incluye entre otros, funcionarios, ex funcionario, contratistas, judicantes, practicantes y aspirantes a cargos).
• La vigilancia, control de acceso y seguridad de las personas y los bienes en las instalaciones del Palacio Amarillo o cualquier edificación que sea utilizada para cumplir la misión de la Gobernación de Santander.
• Gestionar la información suministrada por los proveedores y/o contratistas relacionada con los procedimientos y servicios contemplados en sus convenios con la Gobernación de Santander, y sólo cuando sea absolutamente requerida.
• Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato durante todas sus etapas.
• Medir y realizar seguimiento a los niveles de satisfacción de los usuarios de los servicios de la Gobernación de Santander, a través de encuestas.
• Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo a la Ley y en el marco de las funciones que le son atribuibles a la Gobernación de Santander