Grupo Financiera
Asignación de personal administrativo o revisión de funciones para garantizar el ejercicio de la tesorería en los fondos de servicios educativos.
De conformidad con el Decreto 4791 de 2008, la Entidad Territorial certificada debe ajustar el manual de funciones respecto de quien debe ejercer la función de tesorería o pagaduría del fondo de servicios educativos y fijar el perfil del servidor que deba asumir tal competencia, esto es, determinar las condiciones de saber y experiencia requeridas para asignar las responsabilidades propias de la función. Por lo tanto, cada Secretaria de Educación, de acuerdo con la planta aprobada, debe verificar para cada Fondo Educativo existente o a crear la disponibilidad de un funcionario administrativo que ejerza la función de tesorería. En el evento de que el Fondo no cuente con dicho personal, la Secretaría debe revisar la distribución de la planta administrativa para asignar el funcionario respectivo o redefinir la permanencia del Fondo, revisando la posibilidad de asociarlo a uno existente. No obstante, este análisis y la decisión final debe ser revisada y concertada con los directivos docentes involucrados. Es importante anotar, que la naturaleza de este cargo es de confianza por lo cual la función de pagaduría debe ser ejercida por un funcionario público, que debe contar con una póliza para el manejo de recursos.
Con relación a las actividades de ejecución de recursos del Fondo de Servicios Educativos, ¿hasta dónde es responsable del pago de impuestos?
El Fondo de Servicios Educativos es responsable del pago de impuestos de acuerdo con lo dispuesto en el estudio en el Estatuto Tributario Nacional (Decreto Ley 624 de 1989 y normas reglamentarias), por lo tanto, al momento de realizar cada una de las transacciones en los F.S.E, debe tenerse en cuenta su naturaleza, si es sujeto de impuesto y realizar la aplicación de acuerdo a la norma.
Con respecto a la forma de vinculación de los docentes que adelantan actividades académicas en las normales superiores, ciclos complementarios, ¿se puede contratar por prestación de servicios?
Los requerimientos de especialidades del ciclo complementario no cubiertas con la planta de personal asignada al establecimiento, serán cubiertas mediante horas cátedra asignadas a personal diferente de los servidores públicos de la planta de personal del sector educativo de la entidad territorial certificada y deben ser financiadas con los recursos percibidos en cada establecimiento por concepto de derechos académicos del ciclo complementario. Estas horas cátedra serán reconocidas por honorarios atendiendo las normas de contratación y las disposiciones que reglamenten la materia.
De acuerdo con el Decreto 4791 de 2008, ¿si éstas dentro de su política no contemplan la cobertura de este servicio, qué deben hacer los rectores?
De conformidad con el Decreto 4791, a través del Fondo de Servicios Educativos no se puede contratar la prestación del servicio de aseo y vigilancia, lo que no se opone a que la institución educativa pueda cofinanciar dicho servicio transfiriendo los recursos a la entidad territorial. Los recursos para educación del Sistema General de Participaciones, de acuerdo a lo establecido por la Ley 715 de 2001, son transferidos a las entidades territoriales certificadas con el fin de garantizar la adecuada prestación del servicio educativo. En orden de prioridad, estos deben ser destinados para el pago de personal docente y administrativo de las instituciones educativas, construcción de la infraestructura, mantenimiento, pago de servicios públicos y funcionamiento de las instituciones educativas. Así mismo, los recursos de calidad provenientes de esta misma fuente que se giran directamente a los municipios certificados y no certificados para apoyar subsidiariamente la prestación del servicio, pueden ser utilizados para atender proyectos de construcción, adecuación, mantenimiento y dotación, así como, el pago de servicios públicos y funcionamiento de los establecimientos educativos. Estas fuentes de recursos deben concurrir de manera solidaria para garantizar la adecuada prestación del servicio educativo en todos los establecimientos oficiales.
El Decreto 4791 de Dic de 2008 menciona que las instituciones deben contar con pagador que ejerza las funciones de tesorería, ¿ estos pagadores o tesoreros pueden ser contratados por la institución educativa mediante los Fondos de Servicios Educativos?
Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los del personal. La entidad territorial certificada debe ajustar el manual de funciones respecto de quien debe ejercer la función de tesorería o pagaduría del Fondo de Servicios Educativos y fijar el perfil del servidor que deba asumir tal competencia.
En desarrollo del proyecto educativo institucional, la institución educativa tiene la necesidad de contratar profesionales en lúdicas para capacitar a los educandos, es posible hacer este tipo de contratación?
¿es posible hacer este tipo de contratación? ¿Por qué rubro del presupuesto se haría y cuál sería la forma de contratación?
De conformidad con el numeral 11 del Artículo 11 del Decreto 4791 de 2008, los recursos del Fondo pueden ser utilizados en la contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta. Estos contratos requerirán la autorización del Consejo Directivo y se rigen por las normas y principios de la contratación estatal. En ningún caso se podrán celebrar contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de relaciones laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios. La remuneración de tales servicios complementarios a la actividad educativa será entonces reconocida por honorarios, con afectación a los rubros de servicios técnicos o profesionales según corresponda.
Las instituciones educativas no cuentan con recursos suficientes para amparar los pagos de primas de seguros de los bienes de los establecimientos educativos. ¿Este costo lo asume la Secretaría de Educación y cuál sería el procedimiento a seguir?
De conformidad con el artículo 11, numeral 8 del Decreto 4791 de 2008, los establecimientos educativos podrán pagar con recursos del Fondo de Servicios Educativos las primas de seguro que permitan amparar los bienes existentes, cuando éstas no hayan sido financiadas por la entidad territorial certificada. Por lo tanto se impone coordinar con la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada correspondiente lo relacionado con la financiación de dichos seguros, los riesgos cubiertos y los bienes objeto de tales amparos y definir con ella el procedimiento a seguir.
Papel de las Secretarías de Educación de las entidades territoriales certificadas frente a los fondos de servicios educativos
Las Entidades Territoriales certificadas de conformidad con lo establecido en la Ley 715 de 2001 tienen la competencia de administrar el servicio educativo en su jurisdicción garantizando su adecuada prestación en condiciones de cobertura, calidad y eficiencia. Lo anterior implica planificar, organizar, coordinar, distribuir recursos (humanos, técnicos, administrativos y financieros) y ejercer el control necesario para garantizar eficiencia, efectividad y transparencia en el servicio ofrecido (conforme el Artículo 153 de la Ley 115 de 1994), mejorando la oferta a los estudiantes actuales y ampliando la cobertura de manera que se atienda en 100% de la población en edad escolar.
Teniendo en consideración que en el sector público cuando se hace referencia al perfil profesional se entiende que se requiere como requisito mínimo el pregrado, ¿Cuál fue la intención del Ministerio en lo que respecta al perfil profesional?
El Ministerio de Educación Nacional, mediante esta norma, da plena autonomía para que sean las entidades territoriales certificadas las que definan el perfil profesional para ejercer la función de pagador, esto es, que determinen las condiciones de saber y experiencia requeridas para poder asignar las responsabilidades propias de esta función. La norma no trata de cargos ni de niveles, sino de perfiles profesionales, por lo que es la entidad territorial, de acuerdo con la planta existente y aprobada, la que tiene que definir el perfil profesional para las funciones de pagador.
Teniendo en cuenta que el Decreto 4791/08 no especifica que los colegios deban tener revisor fiscal, en todo caso ¿un colegio puede contratar con recursos del Fondo de Servicios Educativos al revisor fiscal?
de hacerlo, ¿Cuál sería su fundamento legal?
El decreto 4791 de 2008, que reglamenta los Fondos de Servicios Educativos - FSE, no prevé la necesidad de un revisor fiscal en los establecimientos educativos estatales. En este orden de ideas no es viable contratar con recursos del FSE ese tipo de servicio. Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos estatales. La contabilidad de dichos fondos debe llevarse según las normas vigentes expedidas por el Contador General de la Nación. El control interno, la asesoría financiera, presupuestal y contable es competencia de la entidad territorial.
¿A qué nivel de desagregación debe ser aprobado el presupuesto por parte del Consejo Directivo? ¿Una vez aprobado el presupuesto por parte del Consejo Directivo, el mismo debe ser liquidado por el rector?
Los rectores o directores de los establecimientos educativos al elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, deberán observar lo establecido en la Ley Orgánica de Presupuesto y el Artículo 14 de la Ley 715 de 2001. El nivel de desagregación del presupuesto del fondo de servicios educativos debe contener: el presupuesto de ingresos a nivel de grupos e ítems de ingresos, y el de gastos debe desagregarse en funcionamiento e inversión; a su vez, el funcionamiento debe presentar los rubros - gastos de personal, gastos generales y transferencias- y la inversión por proyectos. Dicho presupuesto se debe presentar totalmente desagregado de acuerdo con el plan general de cuentas de la entidad territorial y de no existir, con el plan general de cuentas del Estatuto Orgánico de Presupuesto, para estudio y aprobación por parte del Consejo Directivo. Dicha aprobación se constituye en la liquidación del mismo.
¿A quién corresponde pagar las horas extras en las escuelas normales superiores oficiales, a la misma escuela normal o a la Secretaría de Educación de la entidad?
De conformidad con la Ley 715 de 2001, las entidades territoriales certificadas deben destinar los recursos de la participación para educación del Sistema General de Participaciones prioritariamente al pago de personal docente y administrativo de los establecimientos educativos, las contribuciones inherentes a la nómina y sus prestaciones sociales. Las horas extras hacen parte de los gastos de personal y por lo tanto deben ser cubiertas por el nominador con los recursos asignados y no por el Fondo de Servicios Educativos.
¿A quién debe presentarle mensualmente el rector el informe de ejecución de recursos del Fondo de Servicios Educativos, (Art. 6º Numeral 5º)?
El rector debe presentar mensualmente el informe de ejecución al Consejo Directivo. Adicionalmente, dicha ejecución debe publicarse en un lugar visible y de fácil acceso del establecimiento para el conocimiento de la comunidad educativa. No obstante, cada Secretaría de Educación certificada en el reglamento correspondiente puede definir la periodicidad con que dichos informes deben ser remitidos a la entidad respectiva para su seguimiento, sin perjuicio de los informes solicitados por las entidades de control y vigilancia.
¿Cómo es la creación del Fondo de Servicios Educativos?
Para que un establecimiento educativo estatal pueda poner en marcha un Fondo de Servicios Educativos, es necesario contar previamente con la autorización de la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada, quien definirá el procedimiento a seguir para la obtención de dicha autorización.
¿Cómo se presta la asistencia técnica, asesoría y capacitación?
Las Secretarias de Educación deben prestar asistencia técnica y administrativa a los establecimientos educativos estatales para el adecuado manejo de los Fondos de Servicios Educativos y de sus recursos de manera que se garantice la eficacia y transparencia en los mismos. Para el efecto debe capacitar, asesorar y apoyar a sus directivos en aspectos financieros, presupuestales, contractuales y contables. Así como en planeación de manera que se pueda articular el Plan de desarrollo tanto nacional como local y el proyecto educativo institucional, garantizando la priorización de recursos para el cumplimiento de unas metas comunes y el mejoramiento continuo en la calidad, oportunidad y pertinencia del servicio educativo.
¿Cuáles son los prerrequisitos para el funcionamiento de los fondos?
Como un prerrequisito para el funcionamiento de los Fondos, la Secretaria de Educación debe verificar la existencia de: Consejo Directivo, Consejo de Padres de Familia, Proyecto Educativo Institucional y la definición de tarifas educativas. Para la creación de los Fondos se debe tener en cuenta: matrícula actual, monto de ingresos proyectados que permita garantizar la contratación de un contador, disponibilidad de recurso humano para atender adecuadamente su funcionamiento o disponibilidad de la secretaría para la asignación de un funcionario adicional. Con base en lo anterior y el análisis de Fondos cercanos existentes, cada Secretaría de Educación certificada deberá realizar un análisis de viabilidad técnica y financiera que garantice el uso eficiente de los recursos tanto humanos, técnicos y financieros que permita una adecuada administración de los recursos. Con base en la viabilidad definida por la Secretaría de Educación, el rector o director rural previo acuerdo de aprobación del Consejo Directivo para la creación del Fondo, procederá a abrir la cuenta correspondiente y a realizar los trámites requeridos para su creación.
¿Cuántos fondos pueden existir por institución?
Solo podrá existir un fondo por institución educativa.
¿De acuerdo con el Decreto 4791 de 2008, quién debe constituir la póliza de manejo y cuál sería la cuantía a asegurar?
La administración pública en desarrollo de su gestión fiscal, le asiste la responsabilidad de asegurar en cuantías suficientes (por el valor real y actual) los fondos y bienes que administren o estén bajo su custodia. Por lo tanto, y de conformidad con el Artículo 15 del Decreto 4791 de 2008, el establecimiento educativo deberá constituir una póliza de manejo equivalente por lo menos al valor presupuestado el año inmediatamente anterior y asegurar como mínimo la persona que tenga asignadas las funciones de tesorero. Teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades que le competen, es recomendable que la póliza cubra también al rector o director en calidad de ordenador del gasto. La Ley 42 de 1993 establece que corresponde a las contralorías verificar que los bienes del estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o fondo especial creado para tal fin.
¿El Decreto 4791 de 2008 no contempla dentro de sus gastos los siguientes ítems: capacitación, comunicación y transporte, impuestos y contribuciones, gastos financieros, imprevistos?
La razón de ser de los Fondos de Servicios Educativos es precisamente que sirvan de herramienta administrativa para facilitar la gestión y operación administrativa de los establecimientos educativos, por ello dispone la reglamentación que el presupuesto debe contener la totalidad de los gastos y de las apropiaciones que requiere el establecimiento educativo para su normal funcionamiento y para las inversiones que el proyecto educativo institucional requiera, diferentes a los gastos de personal.
En general los gastos a los que se refiere la pregunta deben ser incluidos, entonces, en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos en los rubros de funcionamiento correspondientes, y aprobado por el Consejo Directivo. Respecto de la capacitación, hay que advertir que tal concepto debe estar asociado con las responsabilidades que en tal materia las normas prevén tanto en el estatuto docente como en el de profesionalización docente y en las de administración de personal. Por ello, la capacitación es una responsabilidad de las entidades territoriales certificadas tanto de los docentes y directivos docentes como del personal administrativo que labora en los establecimientos educativos y debe atenderse con las apropiaciones presupuestales previstas para el efecto.
¿este instrumento indispensable para las compras menores del establecimiento educativo, está vigente o no? Y si no, ¿Cómo hace el rector para realizar estas compras?
El Decreto 4791 de 2008 no se refiere a la caja menor y derogó el 1857 de 2002 que lo autorizaba
La caja menor es un mecanismo de administración ágil y eficiente que sigue vigente y que se constituye de acuerdo con la Ley Orgánica de Presupuesto, solamente para sufragar gastos definidos e identificados como urgentes e indispensables. Para el uso de los recursos a través de las cajas menores, se deben aplicar los principios de eficiencia, economía y transparencia. Así mismo, se debe atender la reglamentación que para tal fin expidan las entidades territoriales certificadas.
¿La segunda firma puede ser la de la pagadora o un miembro del Consejo Directivo, previa aprobación y expedición del acta de acuerdo por parte del Consejo Directivo del establecimiento educativo
Teniendo en cuenta que algunos establecimientos educativos rurales no cuentan con pagador?
Según lo establecido por el Decreto 4791 de 2008 en el Artículo 15, la función de tesorería o pagaduría no puede ser ejercida por personal docente o directivo docente. El retiro de recursos requerirá la concurrencia de por lo menos dos firmas, una de ellas deberá ser la del rector o director rural en su calidad de ordenador del gasto, la segunda firma debería ser la de quien ejerza las funciones de tesorero.
¿Los gastos que ocasionen docentes y estudiantes del ciclo complementario para la realización de prácticas docentes (cuando se requiera) pueden ser pagados por el Fondo de Servicios Educativos?
Se pueden utilizar los recursos del Fondo de Servicios Educativos para los conceptos establecidos en el Artículo 11 del Decreto 4791 de 2008, siempre que guarden estricta relación con el proyecto educativo institucional, previa aprobación del Consejo Directivo.
¿Qué aspectos generales se debe tener en cuenta en la administración de recursos de los Fondos de Servicios Educativos?
En la administración de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos deben tenerse en cuenta algunos aspectos básicos que permitan el manejo eficiente, tales como: incorporación en forma oportuna a los presupuestos de cada vigencia fiscal. Ejecución de los recursos de conformidad con lo normado sobre uso, manejo y administración de recursos, respetando destinaciones específicas y orientando las inversiones a proyectos que permitan aplicar eficientemente el recurso al gasto social de educación.
¿Qué es el registro contable de los fondos?
Cada Secretaria de Educación debe abrir una cuenta contable para cada uno de sus Fondos, en la cual registre la información financiera de los mismos. Igualmente, debe orientar a los Fondos en el manejo contable y estandarización de informes a presentar, teniendo en cuenta las normas y lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación.
¿Qué es el reglamento operativo de los Fondos de Servicios Educativos?
Las Secretarias de Educación de las Entidades Territoriales certificadas con base en la normatividad vigente sobre manejo de recursos públicos, en especial el Estatuto Orgánico de Presupuesto, el régimen presupuestal de la entidad y los reglamentos territoriales sobre administración de recursos públicos deben generar un documento que oriente a los rectores y directores rurales, y a los Consejos Directivos sobre el funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos.
En dicho documento deben establecer especialmente los criterios de asignación de recursos del Sistema General de Participaciones a los Fondos de Servicios Educativos para garantizar el funcionamiento básico de los establecimientos, las fechas de giro y las fechas de reporte de la información presupuestal. Teniendo en cuenta que, anualmente, en el primer trimestre del año deben informar el valor y concepto de las transferencias a realizar, así como las condiciones y manejo de las mismas.
Así mismo, debe reglamentar el manejo de cajas menores, teniendo en cuenta la normatividad existente y los reglamentos territoriales definidos por la entidad territorial certificada, dando lineamientos sobre la contratación teniendo en cuenta la normatividad existente y lo establecido en cada entidad territorial con el fin de que sea incorporado en los reglamentos expedidos por los Consejos Directivos frente a la contratación en cuantías inferiores a los veinte (20) salarios mínimos legales vigentes. Es importante aclarar que la contratación que supere los veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes, deber regirse por las disposiciones de las Leyes 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
¿Qué es Fondos de Servicios Educativos?
Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables de los establecimientos educativos, creadas como un mecanismo de gestión presupuestal y ejecución de recursos para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal. Dichos Fondos perciben ingresos de los diferentes niveles de Gobierno y de otras fuentes privadas, destinados exclusivamente a atender el servicio fundamental de educación y por lo tanto, son recursos públicos que deben manejarse de conformidad con las normas establecidas, buscando la eficiencia administrativa en beneficio de la comunidad. Por consiguiente, cada entidad territorial certificada a través de sus secretarías de educación en cumplimiento de sus funciones debe ejercer un papel fundamental en la orientación y control de su ejecución. A continuación se describen las principales tareas de las Secretarías de Educación de las Entidades Territoriales certificadas frente a la organización, administración y control de dichos Fondos.
¿Qué se entiende por "sección presupuestal independiente para el ciclo complementario" en el Fondo de Servicios Educativos?
El rector al elaborar su presupuesto deberá diferenciar en el ítem de ingresos, los percibidos por concepto de derechos académicos del ciclo complementario. De la misma manera, dentro del presupuesto de gastos deberá apropiar los gastos asociados a horas cátedra para docentes del ciclo complementario, asegurándose que no superen los ingresos por concepto de derechos académicos del mencionado ciclo.
¿Qué se entiende por "sufragar costos destinados al sostenimiento de proyectos pedagógicos productivos"?
El Decreto se refiere a los gastos de sostenimiento, los cuales incluyen costos comerciales y productivos tales como: insumos, mantenimiento, conservación y explotación del proyecto.
¿Qué señala El Plan Operativo Anual de Inversiones?
Señala los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas, teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo y el Plan Plurianual de Inversiones e identificando fuente de financiación. Plan de inversiones anual definido con base en El.
¿Quées el Plan Operativo Anual de Inversiones(POAI)?
El POAI indicará la inversión directa e indirecta y los proyectos a ejecutar, con indicación de los proyectos prioritarios, elaborado para el mismo período del Plan Financiero.