Cada Secretaria de Educación debe abrir una cuenta contable para cada uno de sus Fondos, en la cual registre la información financiera de los mismos. Igualmente, debe orientar a los Fondos en el manejo contable y estandarización de informes a presentar, teniendo en cuenta las normas y lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación.

Las Secretarias de Educación de las Entidades Territoriales certificadas con base en la normatividad vigente sobre manejo de recursos públicos, en especial el Estatuto Orgánico de Presupuesto, el régimen presupuestal de la entidad y los reglamentos territoriales sobre administración de recursos públicos deben generar un documento que oriente a los rectores y directores rurales, y a los Consejos Directivos sobre el funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos.

En dicho documento deben establecer especialmente los criterios de asignación de recursos del Sistema General de Participaciones a los Fondos de Servicios Educativos para garantizar el funcionamiento básico de los establecimientos, las fechas de giro y las fechas de reporte de la información presupuestal. Teniendo en cuenta que, anualmente, en el primer trimestre del año deben informar el valor y concepto de las transferencias a realizar, así como las condiciones y manejo de las mismas.

Así mismo, debe reglamentar el manejo de cajas menores, teniendo en cuenta la normatividad existente y los reglamentos territoriales definidos por la entidad territorial certificada, dando lineamientos sobre la contratación teniendo en cuenta la normatividad existente y lo establecido en cada entidad territorial con el fin de que sea incorporado en los reglamentos expedidos por los Consejos Directivos frente a la contratación en cuantías inferiores a los veinte (20) salarios mínimos legales vigentes. Es importante aclarar que la contratación que supere los veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes, deber regirse por las disposiciones de las Leyes 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

El Ministerio de Educación Nacional, mediante esta norma, da plena autonomía para que sean las entidades territoriales certificadas las que definan el perfil profesional para ejercer la función de pagador, esto es, que determinen las condiciones de saber y experiencia requeridas para poder asignar las responsabilidades propias de esta función. La norma no trata de cargos ni de niveles, sino de perfiles profesionales, por lo que es la entidad territorial, de acuerdo con la planta existente y aprobada, la que tiene que definir el perfil profesional para las funciones de pagador.

de hacerlo, ¿Cuál sería su fundamento legal?

El decreto 4791 de 2008, que reglamenta los Fondos de Servicios Educativos - FSE, no prevé la necesidad de un revisor fiscal en los establecimientos educativos estatales. En este orden de ideas no es viable contratar con recursos del FSE ese tipo de servicio. Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos estatales. La contabilidad de dichos fondos debe llevarse según las normas vigentes expedidas por el Contador General de la Nación. El control interno, la asesoría financiera, presupuestal y contable es competencia de la entidad territorial.

De conformidad con la Ley 715 de 2001, las entidades territoriales certificadas deben destinar los recursos de la participación para educación del Sistema General de Participaciones prioritariamente al pago de personal docente y administrativo de los establecimientos educativos, las contribuciones inherentes a la nómina y sus prestaciones sociales. Las horas extras hacen parte de los gastos de personal y por lo tanto deben ser cubiertas por el nominador con los recursos asignados y no por el Fondo de Servicios Educativos.

El rector debe presentar mensualmente el informe de ejecución al Consejo Directivo. Adicionalmente, dicha ejecución debe publicarse en un lugar visible y de fácil acceso del establecimiento para el conocimiento de la comunidad educativa. No obstante, cada Secretaría de Educación certificada en el reglamento correspondiente puede definir la periodicidad con que dichos informes deben ser remitidos a la entidad respectiva para su seguimiento, sin perjuicio de los informes solicitados por las entidades de control y vigilancia.

Los rectores o directores de los establecimientos educativos al elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, deberán observar lo establecido en la Ley Orgánica de Presupuesto y el Artículo 14 de la Ley 715 de 2001. El nivel de desagregación del presupuesto del fondo de servicios educativos debe contener: el presupuesto de ingresos a nivel de grupos e ítems de ingresos, y el de gastos debe desagregarse en funcionamiento e inversión; a su vez, el funcionamiento debe presentar los rubros - gastos de personal, gastos generales y transferencias- y la inversión por proyectos. Dicho presupuesto se debe presentar totalmente desagregado de acuerdo con el plan general de cuentas de la entidad territorial y de no existir, con el plan general de cuentas del Estatuto Orgánico de Presupuesto, para estudio y aprobación por parte del Consejo Directivo. Dicha aprobación se constituye en la liquidación del mismo.

La administración pública en desarrollo de su gestión fiscal, le asiste la responsabilidad de asegurar en cuantías suficientes (por el valor real y actual) los fondos y bienes que administren o estén bajo su custodia. Por lo tanto, y de conformidad con el Artículo 15 del Decreto 4791 de 2008, el establecimiento educativo deberá constituir una póliza de manejo equivalente por lo menos al valor presupuestado el año inmediatamente anterior y asegurar como mínimo la persona que tenga asignadas las funciones de tesorero. Teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades que le competen, es recomendable que la póliza cubra también al rector o director en calidad de ordenador del gasto. La Ley 42 de 1993 establece que corresponde a las contralorías verificar que los bienes del estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o fondo especial creado para tal fin.

La razón de ser de los Fondos de Servicios Educativos es precisamente que sirvan de herramienta administrativa para facilitar la gestión y operación administrativa de los establecimientos educativos, por ello dispone la reglamentación que el presupuesto debe contener la totalidad de los gastos y de las apropiaciones que requiere el establecimiento educativo para su normal funcionamiento y para las inversiones que el proyecto educativo institucional requiera, diferentes a los gastos de personal.

En general los gastos a los que se refiere la pregunta deben ser incluidos, entonces, en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos en los rubros de funcionamiento correspondientes, y aprobado por el Consejo Directivo. Respecto de la capacitación, hay que advertir que tal concepto debe estar asociado con las responsabilidades que en tal materia las normas prevén tanto en el estatuto docente como en el de profesionalización docente y en las de administración de personal. Por ello, la capacitación es una responsabilidad de las entidades territoriales certificadas tanto de los docentes y directivos docentes como del personal administrativo que labora en los establecimientos educativos y debe atenderse con las apropiaciones presupuestales previstas para el efecto.

Teniendo en cuenta que algunos establecimientos educativos rurales no cuentan con pagador?

Según lo establecido por el Decreto 4791 de 2008 en el Artículo 15, la función de tesorería o pagaduría no puede ser ejercida por personal docente o directivo docente. El retiro de recursos requerirá la concurrencia de por lo menos dos firmas, una de ellas deberá ser la del rector o director rural en su calidad de ordenador del gasto, la segunda firma debería ser la de quien ejerza las  funciones de tesorero.